Construímos a app que organizou as visitas no open day da UPV

Mil pessoas, dezenas de stands e um único dia.

O que engarrafa um open day não é a falta de conteúdo, é ninguém saber o que está livre: grupos parados à porta de stands ocupados, enquanto outros esperam vazios do outro lado do campus. O Departamento de Engenharia Eletrotécnica da Universidade Politécnica de Viseu pediu-nos uma aplicação que pusesse ordem nas visitas, em tempo real. Construímo-la à medida do evento.

O desafio

Num open day desta escala, o problema não é a falta de conteúdo, é a coordenação. Dezenas de stands, dezenas de grupos e um único dia. Sem informação em tempo real, cada grupo avança às cegas: chega a um stand, encontra-o ocupado, espera ou desiste, e volta a tentar mais à frente. O resultado é fila, tempo perdido e uma visita menos proveitosa, tanto para quem visita como para as empresas que ali estão para ser vistas. O DEE queria que os grupos circulassem de forma fluida e que cada minuto no campus contasse.

A solução

Desenvolvemos uma web app responsiva, pensada primeiro para o telemóvel e partilhada por QR code, sem instalação nem loja de aplicações pelo meio: bastava apontar a câmara para entrar. Cada líder de grupo tinha acesso à app e, ao chegar a um stand, reservava-o; nesse instante, os restantes grupos viam esse stand ficar ocupado e podiam escolher outro livre em vez de esperar. A app mostrava também para onde seguir a seguir, para que ninguém ficasse parado à porta de um stand ocupado.

Por baixo, tudo corria sobre websockets: quando um grupo reservava ou libertava um stand, o estado atualizava-se de imediato em todos os telemóveis, sem recarregar a página. O âmbito era deliberadamente focado naquele evento, por isso construímos exatamente o que o dia precisava, e nada a mais que o tornasse pesado.

O resultado

No dia, quase mil visitantes circularam pelo campus com uma visão clara do que estava livre e do que estava ocupado. Os grupos deixaram de esperar às cegas: em vez de encalhar num stand ocupado, seguiam para o próximo disponível e voltavam mais tarde. A visita ficou mais fluida para as pessoas e mais rentável para as empresas presentes, que passaram a receber grupos de forma mais constante ao longo do dia.

Foi uma solução construída para um evento específico, com um âmbito propositadamente restrito. Mas mostra bem o que fazemos: quando uma PME ou uma instituição tem uma necessidade que nenhum produto de prateleira resolve, construímos o software à medida desse problema.