Comprar ou construir: como decidir o software da sua empresa

Há uma pergunta que aparece em quase todos os diagnósticos que fazemos: isto compra-se ou constrói-se?

A resposta honesta é que depende. Mas não depende do orçamento, depende do processo. E é possível lá chegar em meia hora de conversa, desde que as perguntas sejam feitas pela ordem certa.

Comece pelo processo, não pela ferramenta

O erro mais caro que vemos numa PME não é escolher mal o software. É escolher software antes de perceber o processo.

Quando uma empresa começa por comparar ferramentas, acaba a comparar funcionalidades que não sabe se vai usar, preços que não sabe se vai pagar e integrações que não sabe se precisa. A conversa fica sobre o produto quando devia estar sobre a operação.

Antes de olhar para qualquer ferramenta, vale a pena escrever em linguagem simples o que acontece hoje: quem faz, com que informação, com que frequência, e o que corre mal. Se essa descrição couber em meia página, existe quase de certeza uma solução pronta que a resolve. Se ocupar três páginas cheias de exceções, a resposta deixa de ser evidente.

Quando comprar é a decisão certa

Na maioria dos casos, é. E dizemo-lo a clientes que nos procuraram precisamente para construir.

O processo é igual em toda a gente

Faturação, contabilidade, processamento salarial, gestão documental, email. São processos regulados ou padronizados, em que a sua empresa não faz nada de diferente das outras e em que fazer diferente não traz vantagem nenhuma. Aqui, construir é pagar para reinventar aquilo que já existe testado por milhares de empresas.

A manutenção deixa de ser sua

Software comprado traz consigo atualizações legais, correções de segurança e suporte. Software construído passa-lhe essa responsabilidade para as mãos. Para um processo que muda por decreto uma vez por ano, isso é um encargo permanente que não compensa assumir.

Precisa de estar a funcionar este mês

Uma ferramenta comprada está operacional em dias. Um desenvolvimento à medida, mesmo pequeno, mede-se em semanas. Quando a urgência é real, comprar agora e rever daqui a um ano é uma decisão legítima, não uma cedência.

Quando compensa construir

Há situações em que comprar sai mais caro, e raramente é pelo preço da licença.

O processo é aquilo que o distingue

Se a forma como orçamenta, planeia produção ou atende clientes é parte do motivo pelo qual ganha trabalho, moldar essa forma a uma ferramenta genérica é destruir a vantagem para poupar na licença. É a única situação em que recomendamos construir sem hesitar.

O licenciamento por utilizador deixou de fazer contas

Muitas plataformas cobram por utilizador e por mês. Numa equipa de cinco pessoas isso é irrelevante. Numa operação com quarenta pessoas no terreno que só precisam de registar duas coisas por dia, o mesmo modelo passa a ser a maior rubrica de software da empresa. Vale sempre a pena fazer a conta a cinco anos antes de assinar.

Tem sistemas que precisam de falar uns com os outros

Quando o problema não é a falta de uma ferramenta, mas o facto de as três que já tem não comunicarem, comprar uma quarta agrava o problema. O que falta ali não é software novo, é integração.

O caminho do meio é quase sempre o certo

Na prática, poucas decisões são inteiramente comprar ou inteiramente construir.

O padrão que mais recomendamos é comprar a base e construir a diferença. O ERP continua a ser o ERP. A contabilidade fica onde está. E constrói-se, por cima, a camada fina que trata daquilo que é específico da sua operação: o formulário que a equipa de campo usa no telemóvel, a automatização que transforma um email num orçamento, o painel que junta dados de dois sistemas que nunca se falaram.

Essa camada é pequena, é sua e é substituível. Se daqui a três anos existir uma solução pronta que faça o mesmo, deita-se fora sem tocar em mais nada.

As perguntas que fazemos antes de recomendar

Num diagnóstico, são quase sempre estas cinco:

• Este processo é regulado ou é seu? Se é regulado, compra-se.
• Quantas exceções tem? Uma ferramenta pronta trata bem do caso normal e mal das exceções.
• Quantas pessoas vão usar isto, e com que intensidade? É o que define o modelo de custo.
• Com que sistemas tem de falar? É o que define se o problema é de ferramenta ou de integração.
• O que acontece se isto não existir? Se a resposta for que alguém faz à mão em duas horas por semana, talvez não compense nenhuma das opções.

Os erros que vemos com mais frequência

Moldar a empresa à ferramenta

Comprar é uma decisão sobre software. Mudar o processo para caber no software é uma decisão sobre a empresa, e costuma ser tomada por omissão, meses depois, quando já ninguém se lembra de que houve uma escolha.

Construir aquilo que já existe feito

Acontece quase sempre por uma razão compreensível: a versão pronta não fazia uma coisa. Construir tudo de raiz para resolver essa coisa é pagar cem por cento para corrigir cinco.

Na enbia, o diagnóstico começa por esta conversa e não pela proposta. Em muitos casos a recomendação é comprar algo que não vendemos, e dizemos. Quando compensa construir, construímos, e o código fica seu.